Tiedonhankinnan taitoja tarvitaan opiskelussa, tutkimuksen teossa, työelämässä ja yksityiselämässä. Moniin kysymyksiin on löydättävä vastauksia mitä erilaisimmissa tilanteissa. Aika on rajallista - usein tietoa joudutaan etsimään nopealla aikataululla. Tietoa on osattava hakea, valikoida, jäsentää ja arvioida systemaattisesti.

1.1. Ennen haun suorittamista

Hakuongelman määrittely

Tiedon hakeminen alkaa pohtimalla, mitä halutaan tietää, mikä on ongelma, johon halutaan vastaus. On määriteltävä aihepiiri, näkökulma ja asiat, jotka tietää aiheesta jo ennestään. Hakuongelman määriteelyn voi aloittaa kirjoittamalla sen muutamalla sanalla paperille. Se helpottaa tunnistamaan ongelman keskeiset asiat ja etsimään sopivia hakusanoja. Sopivien tiedonlähteiden valintakin onnistuu, kun tietää tarkasti mitä haluaa selvittää. Ongelmana voi olla esimerkiksi, mistä joku tietty kirja tai lehti löytyy, yksittäisen faktatiedon löytäminen tai laajempi tiedonhaku jostakin aiheesta. Tiedontarpeet ja tiedonhaun tyypit voidaan jakaa kahteen eri tyyppiin: nopeaan tiedonhakuun ja aiheenmukaiseen systemaattiseen tiedonhakuun.
Tiedonhaun prosessia havainnollistava kuva kertoo hakuun liittyvistä vaiheista.

Tiedonhaun tyypit

Nopea tiedonhaku
Kirjan tai muun julkaisun paikantaminen:
- tarkistetaan kokoelmatietokannasta, missä kirjastossa julkaisu on
- haetaan julkaisu esimerkiksi organisaation kotisivulta.
Pikahaku sopii myös tilanteisiin, joissa etsitään:
- yleistietoa aiheesta (esim. kuinka paljon Helsingissä on asukkaita)
- yksittäistä faktatietoa (esim. julkaisun nimen tarkistaminen, lakipykälä, tilastotieto …).

Aiheenmukainen (systemaattinen) tiedonhaku
Jos kyseessä on aiheenmukainen tiedonhaku, ongelman määrittelyä voi auttaa, jos mietitään:
- mikä on tiedonhaun pääaihe ja mitkä ovat sivuaiheet
- mihin kysymyksiin haluat vastauksia, mikä on näkökulmasi
- mitä jo nyt tiedät tästä asiasta
- minkälainen hakutulos olisi optimaalinen
- paljonko aikaa voit käyttää tiedonhakemiseen.

Valmistelevassa vaiheessa aiheeseen perehdytään alustavasti. Tiedonhaun aihe, ongelma, pitää purkaa käsitteiksi ennen kuin voi kokeilla, löytyykö aiheesta mitään. Sopivien käsitteiden löytämisessä tarvitaan luovuutta. On mietittävä, mitä käsitteitä tiedontuottajat ovat käyttäneet kuvatessaan kyseessä olevaa ilmiötä. Millään (tieteen)alalla terminologia on tuskin niin vakiintunut, että alan asiantuntijat puhuisivat täysin samoilla sanoilla. Alan käsitteistöön saa tuntumaa tietosanakirjoista, asiasanastoista, termisanakirjoista ja käsikirjoista (linkkejä). On syytä miettiä myös sanojen synonyymejä, laajempia ja suppeampia termejä sekä erikielisiä vastineita muistaen, että useimmat tietokannat ovat englanninkielisiä.

Hakusanojen etsiminen

Hakusanojen etsiminen asiasanastoista ja tesauruksista
Asiasanastoista ja niiden hierarkisesta rakenteesta on hyötyä tiedonhaun suunnittelussa. Tarvittavat termit voi poimia hakuprofiiliin juuri oikeassa muodossa ja hierarkioista saattaa löytyä lisävinkkejä uusiksi hakusanoiksi.

Kirjojen, lehtiartikkelien ja muiden julkaisujen aihepiiri, sisältö, kuvaillaan usein tietokantoihin asiasanoin ja/tai luokituksin, sillä pelkät julkaisujen otsikot eivät välttämättä ole riittävän informatiivisia tai johdonmukaisia tiedonhaun kannalta. (Luokitus jätetään tämän tarkastelun ulkopuolelle.)

Sisällönkuvailussa käytetään asiasanastoja ja tesauruksia. Niillä tarkoitetaan sanastoja, joihin on valittu yksi termi käytettäväksi kaikista samaa asiaa tarkoittavista sanoista eli synonyymeista. Käytössä olevat termit luetellaan sanastoissa aakkosellisesti, ja yleensä niistä käyvät ilmi käsitteiden väliset suhteet hierarkioina. Tesaurukset poikkeavat asiasanastoista siinä, että ne sisältävät aina sanojen väliset suhteet. - Avainsanoilla ja vapailla termeillä tarkoitetaan asiasanastojen ulkopuolisia sanoja, joita käytetään dokumentin sisällönkuvailussa.

Asiasanastot voivat olla yleisiä, kaikki tieteenalat kattavia, jonkin erikoisalan sanastoja tai tietokantakohtaisia. Kontrolloitu sanasto helpottaa tiedonhaussa, koska haussa ei tarvitse käyttää kaikkia mahdollisia käsitteen synonyymejä eikä välittää sanojen yksikkö/monikkomuodoista tai erilaisista kirjoitusasuista (behaviour/behavior).

Asiasanoja voidaan antaa useita samalle dokumentille ja ne tallennetaan tietokantaan aina siinä muodossa kun ne esiintyvät asiasanastossa. Viitetiedoissa asiasanat voivat esiintyä joko yksin tai ketjun osana. Tavallisia asiasanaketjuja ovat sellaiset, joissa asiasanaan on liitetty maantieteellinen nimi tai ajanmääre.

Pirkanmaan ammattikorkeakoulun kirjaston sanasto

Glossary of Internet Terms, Into Info -opetuspaketti (The Educate Consortium):
TKK:n alueella